Ajustar los recuentos físicos y los valores de inventario en QuickBooks 2014

La pérdida de inventario, el deterioro y (desafortunadamente) el robo se combinan para reducir el inventario que usted tiene físicamente. Para registrar estas reducciones de inventario en QuickBooks, usted periódicamente cuenta físicamente su inventario y luego actualiza sus registros de QuickBooks con los resultados de sus recuentos físicos.

Usted presumiblemente sabe qué es lo que mejor funciona en su negocio. Sin embargo, para registrar la información del recuento físico en QuickBooks, se utiliza una herramienta especial. Específicamente, se utiliza el comando Ajustar cantidad/valor a mano.

Este comando está disponible en dos lugares. Si visualiza la lista de artículos, haga clic en el pulsador Actividades (que aparece en la parte inferior de la ventana Lista de artículos) y seleccione el comando Ajustar cantidad/valor disponible. También puede elegir el comando Cantidad/Valor a mano de Vendors→Inventory Activities→Adjust Al elegir cualquiera de los comandos se muestra la ventana Ajustar cantidad/valor a mano.

  • Puede ajustar la cantidad o el valor tanto de la cantidad como del valor de los artículos que tiene en inventario. Simplemente seleccione la entrada apropiada de la lista desplegable Clase de ajuste: Cantidad, Valor total o Cantidad y Valor total.
  • Utilice la casilla Fecha de ajuste para registrar la fecha de su recuento físico, es decir, desea ajustar sus cantidades a partir del día en que realizó o completó el recuento de inventario.
  • Utilice la lista desplegable Cuenta de compensación para identificar la cuenta de gastos que desea utilizar para realizar un seguimiento de los gastos de reducción de inventario.
  • (Opcional) Proporcione un número de referencia (si utiliza números) para identificar o hacer referencia a la transacción de manera única y significativa.
  • Si es apropiado (en muchos casos, no lo será), utilice la lista desplegable Cliente:Trabajo para identificar al cliente y al trabajo asociado con esta contracción del inventario. De manera similar, si es apropiado, use la casilla Clase para identificar la clase que desea usar para rastrear esta contracción del inventario.
  • Las columnas Artículo, Descripción y Cantidad a mano de la ventana Ajustar cantidad/valor a mano identifican los artículos de inventario que tiene en su poder y la cantidad actual cuenta. Utilice la columna Nueva cantidad para proporcionar la cantidad correcta de recuento físico del artículo. Después de ingresar la nueva cantidad, QuickBooks calcula la diferencia de cantidad y muestra este valor en la columna Diferencia de cantidad. QuickBooks calcula la otra cantidad utilizando la información de cantidad actual que usted proporciona. Por ejemplo, si introduce la nueva cantidad, QuickBooks calcula la diferencia de cantidad restando la nueva cantidad de la cantidad actual. Si introduce la diferencia de cantidad, QuickBooks calcula la nueva cantidad ajustando la cantidad actual para la diferencia de cantidad.
  • Si seleccionó el valor total o la cantidad y el valor total de la lista desplegable Clase de ajuste en el paso 1, QuickBooks muestra una versión expandida de la ventana Ajustar cantidad/valor a mano Esta ventana le permite introducir tanto la cantidad correcta de recuento físico como el valor actualizado para el artículo de inventario. Introduzca la cantidad de recuento físico, obviamente, en la columna Nueva cantidad. Introduzca el nuevo valor actualizado en la columna Valor nuevo. Por ejemplo, tanto las normas de contabilidad financiera como las reglas de contabilidad fiscal le permiten reducir su inventario al valor más bajo de su costo original o su valor justo de mercado. Si está haciendo esto, introduzca el nuevo valor de inventario en la columna Nuevo valor Esencialmente, utilizar el método de evaluación de inventario de menor costo o de mercado sólo significa que usted hace lo que dice. Usted mantiene su inventario valorado a su costo original o, si su valor es menor que su costo original, a su nuevo valor. Obviamente, evaluar el valor de su inventario es un poco complicado. Pero si tiene preguntas, puede pedirle ayuda a su contador público, pero una cosa que debe tener en cuenta es que no puede cambiar sus métodos de contabilidad a voluntad sin permiso del Servicio de Impuestos Internos. Y cambiar su método de valoración de inventario de costo, digamos, a uno de menor costo o de mercado es un cambio en el método de contabilidad.
  • Si desea describir con más detalle la cantidad o el ajuste de valor, utilice el cuadro Nota para ello. Por ejemplo, es posible que desee hacer referencia a las hojas de trabajo de recuento físico, a las personas que realizan el recuento físico o a la documentación que explica la regularización de valoración.
  • Después de utilizar la ventana Ajustar cantidad/valor en mano para describir los cambios de cantidad o de valor en su inventario, haga clic en el botón Guardar y cerrar o en el botón Guardar y nuevo para guardar la transacción de ajuste. Guardar y nuevo guarda la transacción pero deja la ventana abierta en caso de que desee realizar cambios adicionales.
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