Cómo hacer depósitos bancarios con QuickBooks

QuickBooks, como un programa de contabilidad con todas las funciones, proporciona un comando y una ventana para registrar los depósitos bancarios. Para registrar depósitos bancarios con QuickBooks 2014, siga estos pasos:

1Elija el comando Depósitos de Banking→Make

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Pagos para depositar. La ventana de diálogo muestra todos los pagos registrados previamente mediante los comandos Recibir pagos e Introducir comprobantes de ventas, que aparecen en el menú Clientes. (Tenga en cuenta que QuickBooks va directamente a la ventana Realizar depósitos y omite el cuadro de diálogo Pagos a depósito si no hay depósitos pendientes que realizar.)

2Utilice el cuadro de diálogo Pagos para depositar para seleccionar los pagos que desea depositar.

Puede seleccionar todos los pagos enumerados haciendo clic en el botón Seleccionar todo. Puede seleccionar pagos individuales haciendo clic en ellos. QuickBooks marca los pagos seleccionados con una marca de verificación.

3Haga clic en Aceptar.

QuickBooks muestra la ventana Realizar depósitos. Utilice la lista desplegable Depósito para identificar la cuenta bancaria en la que está depositando los fondos.

4Utilice el cuadro Fecha para identificar la fecha de depósito.

Puede introducir la fecha en formato mm/dd/aaaaa, o puede hacer clic en el pequeño botón de calendario a la derecha del campo Fecha. En el calendario que aparece, haga clic en el día que desea que aparezca el campo Fecha.

5(Opcional) Proporcione una descripción de la nota.

Inicialmente, QuickBooks utiliza el campo Memo para describir la transacción como un depósito. Esta es, obviamente, una buena descripción de una transacción de depósito. Si desea cambiar la descripción de la nota a otra cosa aún más útil, como las ventas diarias en efectivo o algo por el estilo, sustituya el contenido de la caja de notas.

6Registre cualquier cantidad de depósito adicional.

Si desea incluir como parte del depósito algún otro pago que no esté listado inicialmente en la ventana Realizar depósitos, puede utilizar la siguiente fila vacía de la lista para describir este pago. Para describir el pago, utilice la columna De recibido para identificar al cliente, proveedor u otra persona o empresa que realiza el pago.

Utilice la columna De cuenta para identificar la cuenta que se debe abonar para este pago. En el caso de un pago de cliente que sea una venta, por ejemplo, su cuenta de ingresos por ventas debe ser la que se registra en la columna De cuenta. Utilice las otras columnas de la ventana Realizar depósitos (Memo, Chk No., Pmt Meth, Class y Amount) para proporcionar los demás detalles del pago.

7Identifique cualquier cantidad de dinero en efectivo.

Si está haciendo un depósito de $1,000 pero desea retener $100 del depósito como dinero en efectivo, usted registra una cantidad de dinero en efectivo. Para registrar una cantidad de dinero en efectivo, utilice la lista desplegable de Devolución de Dinero en Efectivo para identificar la cuenta que debe ser ajustada por la devolución de dinero en efectivo. Utilice el campo Nota de devolución de efectivo para describir el motivo de la transacción de devolución de efectivo.

Finalmente, ingrese la cantidad de dinero en efectivo en la caja de Monto de Reembolso. Por ejemplo, si desea retener $100 de devolución de efectivo para los bonos de los empleados, puede ingresar los bonos de los empleados (suponga que se trata de una cuenta de gastos) en el cuadro Cash Back Goes To.

A continuación, puede utilizar el campo Nota de devolución de efectivo para describir la ocasión de estos bonos de empleados. Por último, introduzca el importe de la devolución de dinero, $100, en el cuadro Importe de devolución de dinero.

8Guarde la transacción de depósito.

Al igual que en otras ventanas de entrada de transacciones de QuickBooks, haga clic en el botón Guardar y Cerrar o en el botón Guardar y Nuevo para guardar su transacción de depósito. Tenga en cuenta que después de haber guardado la transacción de depósito, QuickBooks registra el depósito en la cuenta bancaria correspondiente.

Este total de la transacción de depósito, que aparece en el campo Total de depósitos en la parte inferior de la ventana, es el importe que aparece en su extracto bancario. También es la cantidad que aparece en el registro de cuentas bancarias.

La ventana Realizar depósitos también proporciona los botones Anterior y Siguiente que le permiten pasar de una página a otra a través de sus transacciones de depósito. El botón Imprimir de la ventana Realizar depósitos le permite imprimir una lista de depósitos. El pulsador Pagos permite volver a visualizar la ventana de diálogo Pagos a depósito.

El botón Historial le permite visualizar un historial de transacciones para el pago seleccionado. Por último, el botón Adjuntar abre un cuadro de diálogo que puede utilizar para adjuntar un documento (por ejemplo, una imagen en formato PDF de un cheque) al depósito.

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