Cómo hacer nómina con Quicken 2013 o 2014

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Quicken 2013 para tontos

Por Stephen L. Nelson

Para hacer la nómina en Quicken 2013 o 2014, necesita configurar un par de categorías de gastos de nómina. Afortunadamente, hacerlo no es particularmente difícil. Esta información es específica para establecer impuestos federales sobre la renta y sobre la nómina de sueldos de los Estados Unidos.

Si usted emplea a personas en un estado que tiene un impuesto estatal sobre la renta – California, por ejemplo – también puede tener que lidiar con los impuestos estatales sobre la nómina. Pero usted puede rastrear y procesarlas de la misma manera que procesa los impuestos federales. (Algunos condados y ciudades incluso tienen impuestos sobre la renta, pero estos también deberían funcionar de la misma manera).

Configurar la categoría de gastos de salarios

Necesita configurar una categoría de gastos de nómina para hacer un seguimiento de los salarios que paga a los empleados:

  1. Seleccione Tools→Category List.Quicken, sin dudarlo, muestra la ventana Lista de categorías.
  2. Haga clic en el botón Nuevo: Quicken muestra el cuadro de diálogo Configurar categoría.
  3. Si usted le dijo a Quicken durante la configuración que usará Quicken para rastrear un negocio, Quicken puede haber configurado automáticamente la categoría de Salarios.
  4. (Opcional) Introduzca una descripción de la categoría, si lo desea, puede escribir una descripción en el cuadro de texto Descripción.
  5. Esta opción le indica a Quicken que está configurando una categoría de gastos.
  6. (Opcional) Describa las características de impuestos de esta categoría Para describir más detalladamente las categorías de ingresos imponibles y deducciones de impuestos, haga clic en la ficha Informes de impuestos y, a continuación, seleccione la casilla de verificación Relacionados con los impuestos.
  7. Haga clic en Aceptar: Quicken añade la categoría a la lista de categorías y vuelve a mostrar la ventana Lista de categorías.

Configurar la categoría de gasto de impuestos de nómina

También debe establecer una categoría de impuestos sobre la nómina para hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina que paga el empleador, incluyendo la parte que le corresponde a la compañía de los impuestos del Seguro Social, la parte que le corresponde a la compañía de los impuestos de Medicare y cualquier otro impuesto sobre la nómina del empleador (como el impuesto federal sobre el desempleo o los impuestos estatales equivalentes que paga el empleador).

Solicitar un número de identificación del empleador

Primero, debe presentar un SS-4, o formulario de Solicitud de Número de Identificación del Empleador, ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para que pueda obtener un Número de Identificación del Empleador. Puede obtener este formulario llamando al IRS.

En una de sus mudanzas más frescas, el IRS le permite solicitar y recibir un Número de Identificación de Empleador en línea. Visite el sitio web y, a continuación, haga clic en el enlace Solicitar un número de identificación de empleador (EIN) en línea que se encuentra en el lado izquierdo de la página.

Seguro Social, Medicare y retenciones de impuestos

Usted necesita hacer dos cosas antes de que pueda averiguar cómo manejar todos esos impuestos. Primero, necesita que sus empleados llenen los formularios W-4 para saber qué estado civil usarán y cuántas concesiones de retención, o exenciones personales, reclamarán. También puede obtener formularios W-4 en blanco del IRS.

Mientras visita el sitio web del IRS, también necesita obtener una publicación de la Circular E de la Guía de Impuestos del Empleador. La publicación de la Circular E es el folleto que le dice cuánto debe retener de los salarios de los empleados en los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare, basándose en lo que dicen sobre su estado civil y el número de descuentos retenidos que reclaman en los formularios W-4.

Pagar a alguien por un trabajo bien hecho

Después de establecer las dos categorías de gastos necesarias dentro de Quicken y después de recopilar la información de impuestos necesaria, usted está listo para pagar a alguien.

Calcular la cifra de salarios brutos

Determinar cuánto pagar a sus empleados debería ser bastante fácil. ¿Raoul gana 15 dólares la hora? ¿Trabajó 40 horas? Entonces le debes $600 porque $15 por 40 es igual a $600.

¿El salario de Betty es de 400 dólares a la semana? Entonces le debes $400 por la semana.

Calcular que las deducciones cosas

Su siguiente paso – después de saber cuánto se supone que debe pagar a Raoul y Betty – es averiguar lo que el Tío Sam dice que debe retener.

Para determinar esta cantidad, usted necesita los formularios W-4 de Raoul’s y Betty’s para averiguar su estado civil y exenciones personales. Luego, simplemente pase a la página de la Circular E que describe la retención para las personas que reclaman los estados civiles y el pago semanal.

Si Raoul es soltero y reclama sólo una exención personal, por ejemplo, usted necesita ir a la página que muestra las cantidades de retención apropiadas para las personas solteras que reciben cheques de nómina semanales. Esa página muestra una tabla que indica claramente lo que se supone que usted debe retener del cheque de Raoul para los impuestos federales sobre la renta.

La paga de Betty ficticia es de $400 por semana. Si el estado civil de Betty es casado, está presentando la declaración en conjunto y tiene tres exenciones personales, usted tendría que ir a la página de la Circular E que muestra las cantidades retenidas para una persona casada que presenta una declaración en conjunto cuando la persona reclama tres exenciones retenidas.

Usted determina las cantidades de Seguro Social y Medicare multiplicando la cifra del salario bruto por un porcentaje fijo. El Seguro Social es probablemente el 6.2 por ciento de los salarios brutos hasta aproximadamente $110,000. El impuesto de Medicare es el 1.45 por ciento de los salarios brutos sin límite salarial. Asegúrese de revisar su fiel Circular E si piensa que los límites entran en juego para un empleado en particular.

Averiguar el salario neto de alguien

La tabla resume los cálculos de nómina basados en los ejemplos.

Nómina para Raoul y Betty ItemRaoulBettyExplicaciónSalarios Brutos$600$400Su pagoRetención$79$18Dela Circular ESocial Security$37.20$24.806.2% de los salarios brutosMedicare$8.70$5.801.45% de los salarios brutosSalarios Netos$475.10$351.40Lo que quedaOtros

impuestos y deducciones

Si tiene que hacer otros impuestos y deducciones y sabe cómo funcionan los impuestos federales sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare, no tendrá ningún problema para trabajar con otros impuestos, sean los que sean.

En general, usted trata otros impuestos y las cantidades que el empleado paga de manera similar.

Registrar un cheque de nómina

Después de hacer la deducción de impuestos y el cálculo del salario neto, está listo para registrar el cheque. Suponga que va a registrar el cheque utilizando la ventana Escribir cheques. Después de visualizar la ventana, siga estos pasos:

  1. Introduzca la fecha del cheque de nómina en el campo Fecha.
  2. Introduzca el número de cheque de nómina en el campo Cantidad.
  3. Introduzca el nombre del empleado en el campo Receptor del pago.
  4. Introduzca el importe neto del salario en el campo Pago.
  5. Especifique la categoría de gastos como Salarios.
  6. Para registrar el cheque de nómina, haga clic en Registrar cheque.

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