Cómo hacer un subtotal de los datos en Excel 2013

Puede utilizar la función Subtotales de Excel para subtotalar datos en una lista ordenada. Para realizar un subtotal de una lista de datos, primero se clasifica la lista en el campo cuyos subtotales se desean y, a continuación, se designa el campo que contiene los valores que se desean sumar; no es necesario que sean los mismos campos de la lista de datos.

Cuando se utiliza la función Subtotales

Cuando se utiliza la función Subtotales, no se limita a que los valores del campo designado se sumen a la función SUM. En su lugar, puede hacer que Excel devuelva el número de entradas con la función CONTAR, el promedio de las entradas con la función PROMEDIO, la entrada más alta con la función MÁXIMO, la entrada más baja con la función MÍNIMO o incluso el producto de las entradas con la función PRODUCTO.

Subtotalizar los salarios

Para subtotalizar los salarios dentro de cada departamento en mi lista de Datos de Empleados de ejemplo, primero clasifique la lista en orden de A a Z en la columna Dpto. porque Excel debe crear un nuevo subtotal en cada cambio en las entradas de departamento dentro de la lista (Contabilidad, Administración, Ingeniería, etc.).

Excel no permite subtotalizar una lista de datos formateada como una tabla

Antes de poder usar el botón de comando Subtotal, primero debe convertir su tabla en un rango normal de celdas. Para ello, haga clic en una celda de la tabla y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de la tabla de la cinta.

Finalmente, haga clic en el botón de comando Convertir a rango en el grupo Herramientas seguido del botón Sí en el cuadro de diálogo de alerta que le pide que confirme esta acción. Excel elimina entonces los botones de filtro de las columnas de la parte superior de la lista de datos, conservando el formato original de la tabla.

La siguiente figura ilustra lo fácil que es utilizar la característica Subtotales para obtener totales en una lista de datos. La lista de datos de empleado de muestra se clasifica primero por el campo Dept en orden ascendente y luego por el campo Salario en orden descendente (de mayor a menor) y se convierte la lista de datos en un rango.

A continuación, haga clic en el botón de comando Subtotal en la ficha Datos de la cinta para abrir el cuadro de diálogo Subtotal.

Aquí, el campo Dept está seleccionado como el campo para el que se deben calcular los subtotales en la lista desplegable En cada cambio, Suma como la función a utilizar en la lista desplegable Usar función y Sueldo como el campo cuyos valores se deben sumar en la lista desplegable Añadir subtotal a.

La siguiente figura muestra los resultados obtenidos después de hacer clic en Aceptar en la ventana de diálogo Subtotal. Aquí se ve la parte inferior de la lista de datos que muestra los subtotales de sueldo para los departamentos de Administración, Ingeniería, Recursos Humanos y Servicios de Información junto con el total general de los salarios para todos los departamentos.

El gran total se muestra en la parte inferior de la lista de datos porque la casilla de verificación Resumen debajo de Datos está seleccionada en el cuadro de diálogo Subtotal; si no desea un gran total, quite la marca de verificación de esta casilla de verificación.

Cuando se utiliza el comando Subtotales

Como puede ver, cuando se utiliza el comando Subtotales, Excel delinea los datos al mismo tiempo que suma las líneas con los totales del sueldo del departamento y el total general. Esto significa que puede ocultar la lista de datos sólo hasta sus líneas de subtotal departamental o incluso hasta la línea de total general, simplemente ocultando el esquema hasta el segundo o primer nivel.

(Recuerde que puede alternar entre mostrar y ocultar los símbolos del esquema en el borde izquierdo de la lista de datos presionando Ctrl+8.)

En una lista de datos grande, es posible que desee que Excel inserte saltos de página (a menudo denominados saltos) cada vez que los datos cambian en el campo en el que se está subtotalizando la lista (es decir, el campo designado en el cuadro de lista desplegable En cada cambio).

Para ello, sólo tiene que seleccionar la casilla Salto de página entre grupos en el cuadro de diálogo Subtotal para marcarla antes de hacer clic en Aceptar para subtotalizar la lista.

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