Cómo hacer una copia de seguridad rápida de QuickBooks 2016

Estás ocupada. No tienes tiempo para jugar con QuickBooks. Sólo quieres hacer un trabajo aceptable de copia de seguridad, y has decidido con qué frecuencia planeas hacerlo. ¿Suena como tu situación? A continuación, siga estos pasos:

1Inserte un disco en blanco en la unidad apropiada.

Puede realizar copias de seguridad en cualquier disco extraíble, incluidos los dispositivos de memoria flash, los discos duros portátiles y los CD grabables. Sin embargo, tenga en cuenta que Intuit (el creador de QuickBooks) recomienda que no utilice el comando de copia de seguridad de QuickBooks para mover un archivo de copia de seguridad a un CD.

En su lugar, Intuit recomienda realizar una copia de seguridad del archivo en el disco duro y, a continuación, usar el comando Copia de archivos de Windows para grabar el archivo en el disco. Este enfoque de solución tiende a resolver algunos de los problemas de escritura de CD que experimenta la gente al realizar copias de seguridad directamente en un CD desde QuickBooks.

Puede realizar copias de seguridad en cualquier disco fijo, como el disco duro o un disco de red, pero la ventaja de un disco extraíble es que puede almacenarlo en otra ubicación. Como solución de compromiso, también puede utilizar un disco de red. Típicamente, usted no quiere usar su disco duro (aunque esto es mejor que nada) porque uno de los desastres que pueden ocurrir en sus datos de QuickBooks es una falla en el disco duro.

También puede hacer una copia de seguridad de sus archivos de QuickBooks en un área de almacenamiento en línea.

2Si almacena datos de más de una empresa, asegúrese de que la empresa cuyos datos desea respaldar es la empresa activa.

Para averiguar si la empresa correcta está activa, sólo tiene que mirar la barra de título de la ventana de la aplicación QuickBooks, que nombra a la empresa activa. (Si no recuerda haber configurado varios archivos, no se preocupe. Usted probablemente sólo tiene un archivo – el caso usual.)

3Seleccione Archivo → Compañía de copias de seguridad → Cree una copia de seguridad local para iniciar la operación de copia de seguridad.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Crear copia de seguridad.

Si utiliza QuickBooks en modo multiusuario, debe cambiar al modo monousuario antes de realizar la copia de seguridad del archivo. Para ello, seleccione Archivo → Cambiar al modo de usuario único.

4Dígale a QuickBooks dónde desea realizar la copia de seguridad del archivo de datos de QuickBooks.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Crear copia de seguridad, especifique la ubicación de la copia de seguridad seleccionando el botón de opción Copia de seguridad en línea o Copia de seguridad local.

Para hacer una copia de seguridad de su archivo QuickBooks localmente, seleccione la opción Copia de seguridad local.

5Describa cómo QuickBooks debería hacer una copia de seguridad de su archivo de datos.

Con el primer cuadro de diálogo Crear copia de seguridad aún abierto, haga clic en el botón Opciones. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Opciones de copia de seguridad, desde el cual usted especifica cómo y cuándo QuickBooks realiza la copia de seguridad de su archivo de datos:

Elija una ubicación predeterminada. Especifique dónde debe ubicarse el archivo de copia de seguridad. Para ello, puede introducir la ruta de la carpeta de copia de seguridad en el cuadro Indíquenos dónde guardar las copias de seguridad (de la forma difícil) o bien hacer clic en el botón Examinar y, a continuación, usar el cuadro de diálogo Examinar carpeta que muestra Windows para elegir una ubicación de copia de seguridad predeterminada.

Ajuste con precisión la operación de copia de seguridad. El cuadro de diálogo Opciones de copia de seguridad proporciona algunas casillas de verificación que puede utilizar para ajustar la antigua operación de copia de seguridad de QuickBooks. La casilla Agregar la fecha y hora de la copia de seguridad al nombre del archivo, si está activada, hace exactamente lo que dice. La casilla de verificación Limitar el número de copias de seguridad en esta carpeta a[X] le indica a QuickBooks que limite el número de copias de seguridad de su archivo QuickBooks que almacena en la carpeta de copia de seguridad. El número predeterminado de copias de seguridad que se mantienen a mano es de tres; eso debería estar bien.

Especifique la regla de recordatorio de copia de seguridad. Puede seleccionar la casilla de verificación Recuérdame que haga una copia de seguridad cuando cierre el archivo de mi empresa cada[X] veces para indicarle a QuickBooks que debe recordarle que debe hacer copias de seguridad de vez en cuando. De forma predeterminada, QuickBooks le recuerda cada cuatro veces que cierra un archivo de datos, pero puede reemplazar el valor del cuadro de texto para especificar otra frecuencia de recordatorio de copias de seguridad.

Seleccione una opción de verificación de datos. QuickBooks ofrece tres opciones de verificación de datos: Verificación completa (segura pero lenta), Verificación más rápida (rápida pero no tan exhaustiva) y Sin Verificación (le ahorra un poco de tiempo ahora, con el riesgo de tener grandes problemas más adelante). La opción de verificación completa es lo que QuickBooks recomienda.

Cuando termine con el cuadro de diálogo Opciones de copia de seguridad, haga clic en Aceptar y, a continuación, en Siguiente. QuickBooks muestra el segundo cuadro de diálogo Crear copia de seguridad.

6Determine cuando QuickBooks debe hacer una copia de seguridad de su archivo de datos.

El segundo cuadro de diálogo del Asistente de copia de seguridad proporciona botones de opción que se utilizan para programar cuando se desea realizar una copia de seguridad. Por ejemplo, para indicar que desea realizar una copia de seguridad in situ, seleccione el botón de opción Guardar ahora.

Nota: La primera vez que realiza una copia de seguridad de su archivo de QuickBooks utilizando el comando Crear copia de seguridad, QuickBooks no le pregunta cuándo debe realizar la copia de seguridad de su archivo de datos. QuickBooks simplemente realiza una copia de seguridad del archivo de datos, omitiendo este paso.

7Confirme la ubicación y el nombre del archivo de copia de seguridad.

Con el segundo cuadro de diálogo del Asistente de copia de seguridad en pantalla, haga clic en Siguiente. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad.

Para estar seguro, confirme que el nombre de archivo y la ubicación de la carpeta mostrados en el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad son correctos. Si la ubicación de la carpeta no es correcta, seleccione una nueva ubicación de carpeta en la lista desplegable Guardar en. Si el nombre del archivo no es correcto, edite el nombre que aparece en el cuadro de texto Nombre de archivo.

8Haga clic en Guardar.

QuickBooks realiza una copia de seguridad de su archivo de datos y muestra un cuadro de mensaje que le indica que ha hecho una copia de seguridad de su archivo. El mensaje también indica el nombre del archivo de copia de seguridad y la ubicación de la carpeta.

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