Una visión general de las funciones de base de datos de Excel 2010

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Por Greg Harvey

Puede utilizar las funciones de la base de datos de Excel 2010 para calcular estadísticas, como el total, la media, el máximo, el mínimo y el recuento en un campo de base de datos concreto cuando se cumplan los criterios que especifique. Por ejemplo, podría utilizar la función DSUM en una base de datos de empleados para calcular la suma de todos los salarios de los empleados contratados después del 1 de enero de 2000, o podría utilizar la función DCOUNT para calcular el número de registros en la base de datos para el departamento de Recursos Humanos.

Las funciones de la base de datos toman los mismos tres argumentos que la función DAVERAGE:

=Promedio (base de datos, campo, criterios)

Los argumentos para las funciones de la base de datos requieren la siguiente información:

  • Base de datos especifica el rango que contiene la base de datos. Debe incluir los nombres de los campos en la fila superior.
  • Campo es el argumento que especifica el campo cuyos valores deben ser calculados por la función de base de datos (promediados en el caso de la función DAVERAGE). Puede especificar este argumento incluyendo el nombre del campo entre comillas dobles (como en «Salario» o «Fecha de contratación»), o puede hacerlo introduciendo el número de la columna en la base de datos (contando de izquierda a derecha con el primer campo contado como 1).
  • Criteria es el argumento que especifica la dirección del rango que contiene los criterios que está utilizando para determinar qué valores se calculan. Este rango debe incluir al menos un nombre de campo que indique el campo cuyos valores se van a evaluar y una celda con los valores o expresión que se van a utilizar en la evaluación.

La siguiente tabla enumera las funciones de la base de datos disponibles en Excel junto con una explicación de lo que cada uno calcula.

Las Funciones de la Base de Datos en Excel 2010
Database FunctionWhat It CalculatesDAVERAGEApropicia todos los valores de un campo de la base de datos que coinciden
Cuenta el número de celdas con entradas numéricas en un campo de
la base de datos que coincida con los criterios que usted especifique.DCOUNTACuenta el número de celdas no en blanco en un campo de la base de datos
que coinciden con los criterios especificados. DGET extrae un valor individual de un registro en la base de datos que
coincide con los criterios que usted especifique. Si no coincide ningún registro, el
devuelve el valor de error #VALUE! Si hay varios registros
match, la función devuelve el valor de error #NUM! DMAXDevuelve el valor más alto en un campo de la base de datos que
coincide con los criterios especificados. DMINRegresa el valor más bajo en un campo de la base de datos que
coincide con los criterios especificados. DPRODUCTMultiplica todos los valores de un campo de la base de datos que coinciden.
DSTDEVEstima la desviación estándar basada en el muestreo de valores.
en un campo de la base de datos que coincida con los criterios que usted
DSTDEVPC calcula la desviación estándar basada en la población de
en un campo de la base de datos que coinciden con los criterios que usted
especifica.DSUMSums todos los valores en un campo de la base de datos que coinciden con los valores de
Calcula la desviación según el muestreo de valores de un campo.
de la base de datos que coinciden con los criterios especificados.
de la base de datos que coinciden con los criterios especificados.

Las funciones de base de datos se utilizan muy raramente para clasificar su propio botón de comando en la ficha Fórmulas de la cinta. Como resultado, para utilizarlos en una hoja de trabajo, debe hacer clic en el botón Asistente para funciones (fx) de la barra de fórmulas, hacer clic en Base de datos en el cuadro de lista desplegable Seleccionar una categoría y, a continuación, hacer clic en la función que desea utilizar, o puede escribir la función Base de datos directamente en la celda.

El ejemplo que se muestra en la siguiente figura ilustra el uso de la función de base de datos DSUM.

La celda C2 en la hoja de trabajo mostrada en esta figura contiene la siguiente fórmula:

Usar DSUM para totalizar los salarios superiores a $55,000 en una base de datos de empleados

 =DSUM(A3:J35,"Salario",F1:F2)

Esta función DSUM calcula el total de todos los sueldos de la base de datos que superan los 55.000 dólares. Este total es de $468,500, como se muestra en la celda C2, que contiene la fórmula.

El argumento de la base de datos es el rango A3:J35, que contiene toda la base de datos, incluyendo la fila superior de nombres de campos. El argumento del campo es «Salario» porque es el nombre del campo que contiene los valores totales. Finalmente, el rango F1:F2 es el argumento de los criterios porque estas dos celdas contienen el rango de criterios que designan que sólo los valores que excedan los $55,000 en el campo Sueldo deben ser sumados.

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